Outsourcing

Outsourcing księgowy najprościej rzecz ujmując polega na wydzieleniu funkcji księgowych ze struktur biznesowych firmy i zlecenie ich obsługi firmie zewnętrznej, które zostaną tam zrealizowane efektywniej niż byłoby to możliwe we własnym zakresie.

Celem outsourcingu, w jego najbardziej ogólnym ujęciu, jest zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej działalności. Na ten cel ogólny składają się różnorodne cele cząstkowe. Jednym z najistotniejszych czynników prowadzących do realizacji tych celów jest możliwość skoncentrowania się organizacji na jej działalności kluczowej, decydującej o pozycji konkurencyjnej i perspektywach rozwojowych. Dzięki temu firma może skoncentrować swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działań, czyli takich, w których osiąga ona istotną przewagę konkurencyjną.

O sukcesie firm na rynku decyduje wiele czynników. Jednym z nich jest sprawnie działający dział księgowości. Z powodu szybko zmieniającego się otoczenia i niestabilności przepisów coraz więcej firm decyduje się na outsourcing.

Decydując się na podjęcie współpracy z wybranym usługodawcą należy bardzo starannie i dokładnie rozważyć czy może on zapewnić działania na najwyższym poziomie. Z pewnością powinien on być wyspecjalizowany w realizowaniu zadań z dziedziny, którą chcemy mu powierzyć do wykonania.

Jakość i cena to dwa podstawowe elementy konkurencji. Na ogół, jeśli firmy outsourcingowe, w dążeniu do zdobycia klienta, drastycznie obniżają wynagrodzenie, to w ślad za tym idzie obniżka poziomu usług. Niższe przychody muszą być zrekompensowane obniżką kosztów i wymuszają zatrudnianie gorszych fachowców. Dodatkowo działania polegające na zdobyciu jak największej liczby nowych klientów niekiedy nie idą w parze z intensywnością rozwoju firmy outsourcingowej od wewnątrz. Jeśli pozyskuje ona wciąż nowych klientów, musi zatrudniać nowych pracowników do realizacji usługi.

Firmy tanie to firmy oszczędzające na wszystkim, co możliwe. A więc zatrudniające najtańszych na rynku, bardzo słabych merytorycznie pracowników, którzy zdesperowani brakiem pracy godzą się na złe warunki finansowe oraz na tańsze, alternatywne do umowy o pracę warunki zatrudnienia. Czy pracownik słabo wynagradzany jest w stanie świadczyć usługi z zaangażowaniem i dokładnością? Co więcej, swoją frustrację, z powodu zbyt małego wynagrodzenia, przeleje bezpośrednio na klienta.

Firmy tanie nie wydają pieniędzy na szkolenia dla pracowników, merytoryczne czy w zakresie obsługi klienta, bo traktują ich przedmiotowo. Wcześniej czy później odejdą, nie wytrzymując tempa narzuconych mu limitów. Źle wynagradzany pracownik będzie bowiem szukał nowych pracodawców, którzy są w stanie sprostać jego oczekiwaniom finansowym oraz docenić. Dlatego w firmach stosujących niskie ceny na usługi jest bardzo duża rotacja pracowników. Czasami zdarza się, iż w trakcie roku obsługą klienta zajmuje się kilku specjalistów, naturalnie ze szkodą dla niego. Musimy zdawać sobie sprawę, iż każdy nowy specjalista nie będzie miał wiedzy poprzednika, trzeba będzie go wdrażać od początku, tracąc nie tylko czas, ale i ryzykując błędy.

Outsourcing procesów biznesowych, takich jak księgowość czy kadry i płace, ma wiele zalet. Naszym zdaniem do najważniejszych z nich należą te przedstawione poniżej:

Podstawowa korzyść płynąca z pozbycia się funkcji ubocznych i pomocniczych, będąca głównym argumentem przemawiającym do tej pory za outsourcingiem - to redukcja kosztów:

• zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności, klient nie musi nabywać systemu finansowo-księgowego czy kadrowo-płacowego a następnie aktualizować go wraz ze zmianami przepisów;
• pozwala utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych;
• firma nie ponosi ryzyka kosztów pozyskania pracowników oraz ich szkolenia, a także nie musi ponosić dodatkowych kosztów personelu (wynagrodzenia, zastępstwa urlopowe, zastępstwa w okresie choroby, koszt stanowiska pracy);
• klient oszczędza na szkoleniach w zakresie stale zmieniających się przepisów;
• umożliwia koncentrację na podstawowych celach działalności;

Wysoka specjalizacja

• biuro zapewnia ciągłość procesów księgowych i kadrowo-płacowych;
• zapewnia najwyższą jakość usług w oparciu o doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących je;
• biuro jako wyspecjalizowana firma na bieżąco czuwa nad zmianami w przepisach, dzięki czemu księgowość i obsługa kadrowa prowadzona jest zawsze zgodna z aktualnym stanem prawnym.
• dokładność i rzetelność wynikająca z przygotowania zawodowego pracowników biura potwierdzona uzyskaniem zezwolenia Ministerstwa Finansów

Przejęcie odpowiedzialności

• odpowiedzialność za ewentualne nieprawidłowości obciąża biuro i jest pokrywana z jego polisy ubezpieczeniowej
• klient nie odpowiada za nieprawidłowości wynikające z niewłaściwie wykonanej księgowości;

Podejmując współpracę na zasadzie outsorcingu można wiele zyskać, ale można też wiele stracić. Outsourcing ma oczywiście i negatywne strony, pojawiają się one zarówno w organizacji oddającej część swoich zadań w cudze ręce jak i po stronie firmy zewnętrznej.  

zbyt duże parcie na  zmniejszenie kosztów może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co na pewno obniży jakość świadczonych usług,

Negatywne strony outsourcingu tkwią również w firmach oferujących swoje usługi. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy nie mające po prostu praktycznego doświadczenia w świadczeniu usług znajdujących się w ich ofercie.
Uważamy, że tylko firmy dobrze przygotowane organizacyjnie, profesjonalnie wykonujące usługi księgowe, w oparciu o nowoczesne metody i programy, stale szkolące swych pracowników, zmniejszają ryzyko outsourcingu praktycznie do zera.